就業規則の必要性
- うちは従業員が10人未満だから関係ない。
- 何年か前に作ってあるのがあるから大丈夫。
- ネットで探せばタダで手に入るでしょう。
- 知り合いの会社が作ったのをもらったから問題なし。
- 解雇した元従業員に退職金を請求された。また、慰謝料まで請求してきた。
- 病気で長期間休職している従業員がいてどうすればいいかわからない。
- 新しく雇った従業員が思うような能力を発揮していない。
- 従業員が配置転換や残業を拒否する。
- 問題社員をなんとかしたい。
いずれかに当てはまる場合、ぜひ一度ご説明の機会を下さい。就業規則は多くの経営者様が思っている以上に重要です。
就業規則の目的
多くの会社が何らかの理由で就業規則をすでに作っているケースが多いです。
ただし同時に、作ったっきりメンテナンスをしていない、作ったけれど活用できていないという会社が多いのも事実です。
就業規則は会社と従業員のルールです。別の言い方をすると会社として従業員に対してどのように働いてほしいのかを伝える道具です。また、就業規則は法的な拘束力をもつため、会社の意思と違った内容が書いてあると、会社に不利益を与える事になります。長期間メンテナンスできていなかったり、テンプレートをそのまま使っていると、そのような状態になっていることが多いです。
会社のメリット
就業規則は会社から従業員への「どのように働いてほしいか？」を伝える道具です。
会社のルールを定めることは会社の価値観を従業員と共有することです。ただのルールではなくその会社の哲学とも言えます。
無料で手に入るテンプレートでも法律的な要件は満たすかもしれません。しかし、経営者の意思の入っていない就業規則では、真に会社の成長に役にってくれるものとはなりません。
就業規則に従業員に対するメッセージをこめることで、会社を成長させる道具として活用しましょう。
また、就業規則は使用者と従業員の間のトラブル防止のための道具でもあります。
例えば、従業員が不適切な行動をとっても、懲戒の定めが就業規則にないと懲戒処分をすることができません。また、傷病により十分なパフォーマンスが発揮できない従業員がいた場合、休んでしっかり回復してもらう必要がある場合でも、就業規則に休職に関する定めがないと問題となります。
就業規則という形で会社のルールがあるからこそ事前にトラブルを防ぐことができます。
従業員のメリット
就業規則は労働条件や賃金などついて包括的にまとめたものです。
就業規則がなければ、あらゆるルールを雇用契約書に記載する必要がありますが、現実的にはそれは不可能に近いものとなります。そうなると、同じ会社にも関わらず、一人ひとり適用される労働条件が異なってしまうといった状態になります。
また、例えば休暇に関して就業規則に明確に定めることで、従業員は平等に、かつ堂々と休暇を取得することができます。実際、「就業規則がないときは休暇に関して不明確で取ることに遠慮があったけど、就業規則ができて明確になったことで取りやすくなった。」という声とともに、職場が活性化した事例もあります。
法的な視点
労働基準法89条より、常時10人以上の労働者を使用する雇用主は、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署に届出をしなければなりません。法律上では、労働者の数が10人未満であれば作成義務や提出義務はありません。
ですが、これはあくまで法的な義務の話です。
最近はハローワークで求人を行う際に就業規則の有無を確認され、求職者も就業規則の有無を応募の条件として見るようになりました。
また、就業規則の届け出をしていない会社を退職した元従業員が、自分に有利な内容の就業規則を偽造し、それを持参して労働基準監督署に駆け込んだという事案もあったようです。その会社は就業規則を作ってはいたのですが届け出ていなかったため、監督署としてもどちらが正規の就業規則か判断できず、大きなトラブルに発展してしまったようです。
法的な義務ではありませんが、10名未満でも届出を行っておくべきでしょう。
インサイドフィールドが提供する就業規則の特徴
全条文を丁寧にご説明し、御社の実態に合わせてカスタマイズ
基本的ことをお聞きした後、テンプレートを修正してお渡しするといったような事はしません！
1回2時間の打合せを6回～10回行い、一条ずつ丁寧にご説明します。
その際、御社の労務環境をよりよくするご提案を必要に応じて行います。
説明の課程で御社の課題が改めて浮き彫りになったり、誤解していた労働法の知識に気づくなど、様々な副産物が生まれます！
ニューロロジカルレベルを利用した前文作成（ご希望のお客様のみ）
経営者様の想いを文章化します。文章化するだけで不思議と現実になるのです。
わかりやすい従業員ハンドブックの作成
就業規則は難解な部分も多く、なかなか従業員さんたちは読んでくれません。そこで、重要部分のみ図も交えてわかりやすく解説したハンドブックを作成しませんか？
クラウドシステム利用した規則の管理
お客様の就業規則をクラウドで共有します。
最後に就業規則を変更したのが数年前といった状況ではありませんか？
労働法関連の法改正や社内制度の変更などにより、就業規則は頻繁に改定する機会があります。
紙やPDF等のデータでやりとりをすると、多くのお客様で「もらったファイルの整理が大変。」「最新がどれかわからなくなった。」「内容で確認したいことがあったもファイルを開くのが面倒。」といったお声を聞きます。
クラウドで共有することで、常に最新版の参照が可能となり、版管理もできるため過去の編集履歴も確認できます。
もちろん、周知用などPDF等でダウンロードして印刷していただくことも可能です。
前文の重要性
御社の就業規則には「前文」がありますか？軽視されがちな前文ですがとても重要です。
当事務所では「ニューロロジカルレベル」という考え方を使い、経営者様の深層心理にある想いを引き出し文章化します。
理想を明確化し、文章化することで、人の意識は確実に変わります。
意識が変わると格段に現実化しやすくなります。
前文作りに時間をかけることを強くおすすめします。
従業員ハンドブック
せっかく作った就業規則も従業員の皆さんに読んでいただかなくては効果はありません。
いきなり難しい就業規則を読むのは無理！という従業員さんのために、重要部分のみ図も交えてわかりやすく解説したハンドブックを作成しませんか？
まずはハンドブックを読んでいただき、より詳しいことは就業規則を読むという流れを作ることで理解がしやすくなります。
就業規則FAQ
- Qうちは従業員が10人未満だから関係ないですよね？
- A
そんなことはありません！
就業規則の必要性でお伝えしたとおり、就業規則の本来の目的を考えると従業員が1人でも必要です。
- Q何年か前に作ってあるのがあるから大丈夫ですよね？
- A
就業規則は常に内容を最新に保つ必要があります。
たとえば、労働関係の諸法令は頻繁に改正されるため、法律の変更にあわせて就業規則も変更する必要があります。 変更しないでそのままにすると、間違って違法な運用をしてしまったり、本来会社に裁量があるにも関わらず、労働者に最も有利な解釈を迫られたり、メディアなどで法改正を知った従業員からの会社への信用低下につながったりと、様々なデメリットがあります。
加えて、法改正以外でも会社のルール変更が反映されていないケースもよく見られます。就業規則の変更をしていないことで、会社のルールにあわないことを会社がやってしまうという状況になってしまいます。
- Qネットでダウンロードできる無料のテンプレートを使えば問題ないですか？
- A
厚生労働省のホームページから無料で就業規則のテンプレートをダウンロードすることは可能です。もちろん、最新の法律に対応していますので、法対応という意味では安心して使うことができます。
しかし、これはあくまでテンプレートです。テンプレートにはその会社の想いや哲学は盛り込まれていません。これでは、会社としてもメッセージが従業員に正しく伝わらないため、就業規則の目的を100パーセント発揮してくれません。
また、テンプレートを読んで全ての条文が理解できるでしょうか。意味を理解しないまま運用することはとても危険です。一条ずつ専門家に解説してもらいながら自社ではどうするかを考えていただいた方が安心です。
- Q病気で頻繁に休む従業員がいるのですがどのように対応すれば良いでしょうか？
- A
まず就業規則で休職制度を定めることにより、療養に専念してもらいましょう。休職や復職の要件を就業規則に定めて運用することで、断続的に休んで十分なパフォーマンスを発揮できていない従業員を休ませることが出来ます。
合わせて、休職しても回復しない従業員を退職とすることも可能です。 いつ復帰するかわからない従業員をいつまでも雇用することは企業にとって大きな負担です。
就業規則で適切に定めることにより、解雇ではなく自然退職という扱いで辞めてもらうことが可能になります。 また、事後のトラブル防止にもつながります。
- Qパートタイマーに退職金を請求されたのですがどうすればいいのでしょうか？
- A
パートタイマー従業員がいるにもかかわらずパートタイマー就業規則が無い場合、正社員の就業規則が適用されてしまいます。この場合、正社員就業規則に退職金の定めがあればパートタイマーにも支給する必要があります。
そうならないためにも、パートタイマー就業規則を作るか、もしくは正社員就業規則を整備し、条文ごとに正社員のみ適用なのか、正社員もパートタイマーも適用なのかを整理しましょう。
同一労働同一賃金がスタートし、パートタイマーに対する退職金の扱いが論点となっていますが、現時点では一定の理由の元パートタイマーに退職金を支給しないことは可能です。
- Q解雇した従業員にも退職金を払う必要があるのでしょうか？
- A
問題を起こしたなどで解雇した従業員には退職金を払いたく無い場合は、退職金の減額に関する定めを就業規則に明記しましょう。
ただし、よほどの事情でないかぎりまったく支給しないというのは無理があります。
いずれにしろ、退職金の支給要件や減額に関する取り決めがないかぎり通常通り支払わないといけない場合が多いので注意が必要です。
- Q新しく雇った従業員が期待していた能力を発揮してくれないのですが解雇していいですか？
- A
雇い入れ後14日以内であれば、解雇予告等無しに解雇することは可能です。
ただし、就業規則に試用期間の定めが必要です。
加えてこれはあくまで予告義務がないというだけで、解雇の有効性を保証するものではありません。どのような場合に解雇となるのか、就業規則に明記することをおすすめします。
また、14日を超えた場合には解雇予告は必要となりますが、就業規則で本採用拒否に関する定めをすることで、通常の解雇よりもハードルを下げることが可能です。
- Q解雇したい従業員がいるのですがどうすればいいですか？
- A
基本的に解雇はおすすめしませんが、どうしても必要な場合は就業規則に沿って正しい手順で進める必要があります。
- Q問題社員の対応はどうすればいいですか？
- A
一般的には、問題行動に対する指導を行い、改善が見られない場合は懲戒処分を行います。
ただし、就業規則に懲戒に課する定めがないと懲戒処分ができません。もちろん、問題社員が出てから定めていたのでは遅いため、あらかじめ就業規則で懲戒処分に関する定めをしておく必要があります。
